Novinky v datových schránkách od 1. ledna 2023
Pojem datová schránka není zcela nový, někteří podnikatelé a právnické osoby s touto službou pracují už několik let. Jedná se o stále více rozšiřovaný nástroj komunikace občana nebo podnikatele se státní správou. Pomocí datové schránky dnes komunikujete s VZP, OSSZ, finančním úřadem atd. Od 1. ledna 2023 se ale připravují velké změny, které se mohou týkat i vás.
Co bude nového
Pokud podnikáte, a ještě jste si svoji datovou schránku nezřídili, od 1.ledna 2023 to stát udělá automaticky za vás, protože ji všichni podnikatelé a právnické osoby budou mít povinně. Týká se to právnické osoby zapsané ve spolkovém či nadačním rejstříku, rejstříku ústavů, společenství vlastníků jednotek nebo obecně prospěšné společnosti.
Jak se datová schránka používá?
Přihlášení do datové schránky najdete na adrese www.mojedatovaschranka.cz a vybrat si můžete z několika možností. Používání a zřízení je zdarma a nic vás to tedy stát nebude. Příjem všech zpráv je také zdarma. Pokud budete posílat datové zprávy státní institucím, také vás to nebude nic stát. Jakmile ale budete komunikovat s jinými podnikateli nebo soukromými subjekty, bude každá taková zpráva stát dle aktuálního ceníku 15 Kč. To je podstatně méně, než stojí dnes doporučený dopis.
Fikce doručení
Tak jako u klasického doporučeného dopisu, tak i u datové schránky platí tzv. fikce doručení. To znamená, že pokud si příjemce tuto zprávu do 10 dnů od jejího obdržení neotevřel, má se za to, že mu byla tato zpráva doručena. Pokud tedy budete někomu datovou zprávu odesílat, vždy si uložte doručenku, která je dokladem odeslání datové zprávy.
A drobná perlička. Například písemnosti odesílané poštou, mají fikci doručení po deseti dnech, pokud den doručení nepadne na den pracovního klidu. U datové schránky se počítá (dle daňového řádu) deset kalendářních dní bez ohledu na to, zda den doručení vychází na sobotu, neděli nebo státní svátek.
Na co si dát pozor
V datových schránkách se dokumenty po určitém čase smažou. Nefunguje to tedy stejně jako například s e-mailem, kde přijatou a odeslanou poštu můžete kdykoliv dohledat zpětně. Tato služba je bohužel zpoplatněna. Proto je velmi důležité všechnu přijatou a odeslanou poštu z datové schránky uložit do počítače.
Nezapomeňte na notifikace doručení
Při zřízení datové schránky si nezapomeňte nastavit, kam a jak se vám má odeslat informace, že vám byla doručena zpráva do datové schránky. Vybrat si můžete z několika možností: na e-mail, sms nebo do aplikace Mobilního klíče eIdentity.
Výhodou ale je, že u nové datové schránky (DIS+) můžete nastavit několik uživatelů a upravit jim přístupová práva. O firemní poštu se může starat účetní nebo asistentka.